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E-MAIL ARCHIVIERUNG - Sichere Aufbewahrung

Damit die vom Gesetzgeber vorgeschriebene, lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten über 10 Jahre gewährleistet wird, benötigen Sie eine langfristige, unveränderliche und sichere Archivierungslösung für E-Mails und elektronische Dokumente, die den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) entspricht.

Mithilfe unserer Software-Lösung behalten Sie stets den Überblick über Ihren E-Mail-Verkehr und erfüllen die Vorschriften für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.
Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, ist hier nicht der Zweck, sondern die Dokumentation.
Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab.

Ergeben sich aus der E-Mail ergänzende Informationen zu der Rechnung, ist auch diese zu archivieren.
E-mails müssen unverändert archiviert werden.
Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht.
Vielmehr sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert werden kann.
Ein Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem muss in der Lage sein, die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuzuordnen.

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