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Sicherheitslösungen - E-Mail-Archivierung

E-Mail Archivierung - Sichere Aufbewahrung

E-Mails gehören heute zur Grundlage der geschäftlichen Kommunikation. Sie sind praktisch, schnell und nicht lokal gebunden. Außerdem sparen sie Geld, da Papier, Sortierung und Abheften entfallen. Damit wie in der Vergangenheit nicht alles zweigleisig (elektronisch und auf Papier) erstellt werden muss, um rechtlich sicher zu sein, hat der Gesetzgeber nachgebessert. Daraus ergeben sich allerdings neue Pflichten rund um die Aufbewahrung.

Damit die vom Gesetzgeber vorgeschriebene, lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten über 10 Jahre gewährleistet wird, benötigen Sie eine langfristige, unveränderliche und sichere Archivierungslösung für E-Mails und elektronische Dokumente, die den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) entspricht.

Nach § 147 AO müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,
  • sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
  • Mithilfe unserer Software-Lösung behalten Sie stets den Überblick über Ihren E-Mail-Verkehr und erfüllen die Vorschriften für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung.

    Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, ist hier nicht der Zweck, sondern die Dokumentation.

    Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Ergeben sich aus der E-Mail ergänzende Informationen zu der Rechnung, ist auch diese zu archivieren.

    E-Mails müssen unverändert archiviert werden.

    Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht.

    Vielmehr sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert werden kann.

    Ein Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem muss in der Lage sein, die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuzuordnen.

    Hinweis: Nach steuerrechtlichen Vorschriften brauchen E-Mails ohne steuerliche Relevanz nicht archiviert oder für den Datenzugriff vorgehalten werden. Da aber oft nicht klar erkennbar ist, welche Inhalte steuerlich relevant sind, sollte besser mehr aufbewahrt werden als zu wenig. So haben Sie für die Einzelfallprüfung alles parat.

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